【AI 新手包 #3 工作效率全加速】AI 生產力加速器：簡報、Excel、會議紀錄一次搞定！錄音變會議摘要，還能自動列待辦

為什麼要懂 AI 生產力工具？

在大部分的辦公場景裡，真正耗時的往往不是「做決策」本身，而是圍繞在決策前後的資訊處理。從開會到寫會議紀錄、從數據整理到製作簡報，這些任務雖然必要，卻佔據了大量工作時間。

根據麥肯錫（McKinsey）的研究，知識工作者平均將 28% 的時間花在搜尋、整理與重複輸入資料。這代表一週五天的工作時間裡，幾乎有一天半都浪費在低價值的流程上。

而這正是 AI 生產力工具能帶來改變的切入點。它們不僅能協助你「更快完成同樣的工作」，更能從根本上改變工作流程，讓資訊自動轉化為決策依據與可執行的任務。例如：

• 會議中，Otter.ai 可以即時轉錄與自動摘要，確保沒有重點遺漏。
• 會議後，Notion AI 能將逐字稿轉換為待辦事項，並與專案進度直接連動。

換言之，掌握 AI 生產力工具，不只是學會使用一款新軟體，而是學會如何把原本零碎的工作時間，重新拼湊成高效的決策與創造力來源。

什麼是 AI 生產力加速器？

「AI 生產力加速器」並不是指某一款特定的工具，而是一種 整合應用的工作模式：利用 AI 來接手那些重複、耗時卻必須完成的任務，讓資訊能自動流轉，並快速轉換為決策依據與行動方案。

如果把日常工作比作一場接力賽，傳統做法是「你一個人跑完整場」，從會議記錄到任務整理、再到數據輸入與簡報製作，每一棒都得自己完成。而 AI 生產力工具就像一組可靠的隊友，能在關鍵環節接棒，把原本零散、繁雜的工作環節串連起來。

以會議為例：

• Otter.ai 扮演即時速記員，將錄音自動轉錄，並生成摘要與重點。
• Notion AI 則像專案秘書，把紀錄轉化為任務清單，並直接連結到專案或行銷追蹤表。

這樣的工作流，讓知識工作者可以把心力從「處理資訊」轉移到「分析與決策」，真正發揮創造價值的核心能力。

應用實例一：Otter.ai 會議紀錄

會議往往是資訊量最大、同時也是最容易遺漏細節的場景。傳統做法仰賴人工筆記，不僅耗時，還容易因疏忽而失去關鍵內容。Otter.ai 以「即時語音轉錄＋自動摘要」為核心，讓會議記錄不再是額外負擔，而是與會過程的自然延伸。

Otter.ai 最大的特色是 即時轉錄。當你在 Zoom、Google Meet 或 Microsoft Teams 中啟動 Otter.ai，它會自動加入會議，開始將每位講者的發言轉換成文字，並分別標註講者身分。這不僅方便會後回顧，也能在會議進行中即時搜尋關鍵詞，確保沒有遺漏重點。

除了逐字稿，Otter.ai 還會自動生成 三大類輸出：

1. 摘要段落：濃縮會議核心，讓團隊快速掌握結論。
2. 時間軸重點：依照時間標記整理重點，方便回溯對話脈絡。
3. 行動項目：直接抽取待辦事項，作為後續任務清單。

舉例來說，一場一小時的產品開發會議，會後立刻能獲得完整逐字稿與清晰摘要，並且直接列出「誰需要完成什麼工作、何時完成」。這讓原本需要額外 1–2 小時整理的紀錄工作，縮短成會議結束後的幾分鐘。

對中小型企業或跨部門專案而言，Otter.ai 就像是會議中的「速記助理」，既能提升效率，也能降低資訊遺失的風險，讓團隊能更快進入執行階段。

應用實例二：Notion AI 知識整理

會議逐字稿與摘要如果只停留在檔案層級，往往很快就被遺忘。真正的挑戰在於：如何把這些資訊轉換為可以持續追蹤的行動？ 這正是 Notion AI 的強項。

Notion 本身是一個高度彈性的知識管理與專案協作平台，而 Notion AI 則為它加上了「智慧整理」的能力。當你將 Otter.ai 輸出的逐字稿貼進 Notion 頁面後，只需輸入一個簡單的指令，例如：「請幫我整理三大決策點並轉成待辦清單」，Notion AI 就能在幾秒鐘內生成摘要與任務列表。

這些任務可以直接指派給團隊成員，並自動出現在看板或日曆中，變成可視化的進度追蹤。舉例來說，如果會議中提到「下週完成市場調查報告」這樣的需求，Notion AI 會自動將它歸類為待辦事項，並放入對應的時間欄位，避免遺漏。

另一個常見應用是 專案進度表。透過 Notion AI，會議中討論的多個專案可以快速轉換成「專案總表＋狀態追蹤」，搭配甘特圖或看板檢視，讓管理層清楚掌握全局。

相比傳統會議紀錄僅止於文字檔，Notion AI 的價值在於「將資訊立刻轉化為系統化管理」。它就像是會議結束後的專案秘書，幫助團隊把討論轉化為執行，確保每一個行動項目都能落實。

應用實例三：整合應用（Otter.ai × Notion AI 串聯）

單獨使用 Otter.ai 或 Notion AI 都能提升效率，但真正的價值在於 把兩者串聯起來，形成一條完整的工作流。這樣不僅能減少資訊遺失，還能讓會議紀錄自然延伸為可執行的任務管理。

實際操作流程很簡單：

1. 會議中：Otter.ai 自動加入會議並即時轉錄，生成逐字稿、摘要與行動項目。
2. 會後整理：將逐字稿或摘要匯出並貼到 Notion 專屬頁面。
3. 智慧轉換：啟用 Notion AI，輸入指令，例如「請整理三大決策並建立待辦清單」，即可立即生成可追蹤的任務。
4. 專案追蹤：任務自動分配到看板、日曆或專案總表中，團隊成員可直接更新狀態。

舉例來說，一場跨部門的行銷會議結束後，Otter.ai 輸出逐字稿，Notion AI 則將其中的「下週完成廣告素材」、「本月追蹤三大社群活動成效」自動化成任務，並放入行銷專案看板。負責人能在 Notion 中即時更新進度，高層則可透過專案總表掌握全局。

這種串聯方式的好處是：資訊從「對話」到「執行」不再斷裂。過去需要人工反覆整理、抄寫、追蹤，如今只需幾個步驟就能完成。對於專案經理、行銷團隊或業務單位而言，這條工作流就像一條高速通道，把會議的輸入轉換成清晰可行的輸出。

結語：AI 生產力工具已成為必備

從會議到專案管理，Otter.ai 與 Notion AI 展現了 AI 生產力工具的價值：不僅能大幅減少會議紀錄與資訊整理的時間，更能把零散的內容轉換為可追蹤、可執行的任務。這意味著，知識工作者不再需要花大量心力在整理，而是能將專注力放回到決策與創造上。

如果說 Otter.ai 是會議中的「即時速記員」，Notion AI 就是會後的「專案秘書」；兩者結合，形成一條從「會議輸入」到「任務輸出」的完整鏈條。這樣的工作流不僅減少資訊落差，更能確保每一項討論都能被落實為行動。

在 AI 技術快速普及的今天，這類工具已不再是選配，而是提升效率的基本配置。越早熟悉並導入，就越能在工作中建立優勢。

現在，不妨先試著將下一場會議交給 Otter.ai，並把成果放進 Notion AI。當你體驗過「開會專心討論、會後任務自動生成」的效率差異，就會明白 AI 工具為什麼能成為現代工作的加速器。

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