【AI 新手包 #5 打造工具自動化】打造你的智能貼文管理系統：自動整理 + Slack/Email 通知完全指南

為什麼你需要這套自動化系統？

小美的痛苦日常

讓我們先看看小美的一天。身為一位行銷專員，她每天早上 8 點就要開始「貼文馬拉松」：上午 8:00 - 打開 Facebook，手動發布昨天準備的內容上午 8:15 - 切換到 Instagram，重新編輯同樣的內容（因為字數限制不同）上午 8:30 - 登入 Twitter，再次調整內容格式上午 8:45 - 發現忘記通知老闆已發布，趕緊寫 Email上午 9:00 - 在 Slack 群組裡手動更新發布狀態到了下午，小美發現早上發的某篇貼文有錯字，但已經來不及修改。更糟的是，她忘記備份內容，現在要重新整理所有發布記錄...

自動化後的美好生活

現在想像另一個場景：小美只需要在 Google Sheets 裡輸入內容，系統就會：1.自動適配不同平台的格式要求2.定時發布到所有社群平台3.即時通知 Slack 群組發布狀態4.自動發送 Email 報告給主管5.完整記錄所有發布歷史，方便追蹤和分析

🏗️ 系統架構：像組裝樂高一樣簡單

把複雜的自動化想像成「智能餐廳」

如果把我們的系統比作一間智能餐廳，那麼：•Google Sheets = 菜單（存放所有貼文內容）•n8n = 餐廳經理（協調所有流程）•AI 工具 = 主廚（優化內容格式）•社群平台 = 外送員（把內容送到目標受眾）•Slack/Email = 服務鈴（通知相關人員）

📝 內容輸入 (Google Sheets)
↓
🤖 AI 內容優化 (OpenAI)
↓
⏰ 定時發布系統 (n8n Schedule)
↓
📱 多平台發布 (Facebook/Instagram/Twitter)
↓
📊 狀態更新 (資料庫記錄)
↓
🔔 通知發送 (Slack + Email)

🛠️ 實戰操作：手把手建立你的自動化系統

第一步：建立內容資料庫（Google Sheets）

🔧 詳細操作步驟

1. 建立 Google Sheets 檔案
檔案名稱：「社群媒體內容管理系統」 工作表名稱：「貼文排程」

2. 設計表格欄位

第二步：設定 Slack 自動化通知

🔧 建立 Slack App

1. 進入 Slack API 管理頁面

網址：https://api.slack.com/apps
點擊：「Create New App」→「From scratch」

App Name: n8n Automation Bot
Pick a workspace: 選擇你的工作區
點擊：「Create App」

3. 設定 OAuth 權限

在「Bot Token Scopes」區域新增以下權限：

✅ channels:read - 讀取頻道資訊
✅ channels:write - 寫入頻道（發送訊息）
✅ chat:write - 發送訊息
✅ files:read - 讀取檔案
✅ files:write - 上傳檔案
✅ users:read - 讀取使用者資訊

4. 安裝 App 並取得 Token

點擊：「Install to Workspace」
授權：「Allow」
複製：Bot User OAuth Token (xoxb-開頭的長字串)

第三步：設定 Gmail 自動化發送

🔧 啟用 Gmail API

1. 進入 Google Cloud Console

網址：https://console.cloud.google.com/
進入：APIs & Services → Library
搜尋：Gmail API
點擊：「ENABLE」

2. 建立 OAuth 2.0 認證

進入：APIs & Services → Credentials
點擊：「+ CREATE CREDENTIALS」
選擇：OAuth 2.0 Client IDs
Application type: Web application

第四步：在 n8n 中建立自動化工作流程

🔧 設定 n8n Slack 節點

1. 建立 Slack Trigger 節點

節點類型：Slack Trigger
Webhook URLs：複製 Production URL 到 Slack App
認證：使用剛才取得的 Bot Token

設定 n8n Gmail 節點

1. Gmail 節點詳細配置

節點類型：Gmail
Resource: Message
Operation: Send
認證：Google OAuth2 API

2. Gmail 發送參數設定

{
"to": "manager@company.com(此ID為範例email)",
"subject": "社群媒體發布通知 - {{ $json.內容標題 }}",
"body": "親愛的主管，\n\n以下是社群媒體發布通知：\n\n📋 內容標題：{{ $json.內容標題 }}\n🎯 發布平台：{{ $json.目標平台 }}\n⏰ 發布時間：{{ $json.發布日期 }}\n📊 發布狀態：{{ $json.狀態 }}\n\n📝 完整內容：\n{{ $json.原始內容 }}"
}

🔧 設定 Google Sheets 整合

1. Google Sheets 節點設定

節點類型：Google Sheets
Operation: Read
Document ID: 你的 Google Sheets ID
Sheet Name: 貼文排程
Range: A:F
Header Row: Yes

第五步：建立完整的自動化工作流程

🔧 工作流程設計

1. 建立新工作流程

n8n 介面 → Workflows → Add workflow
名稱：社群媒體發布通知系統
描述：自動發送 Slack 和 Email 通知

2. 新增觸發節點

節點類型：Schedule Trigger
名稱：定時檢查
Cron Expression: 0 */30 * * * *（每30分鐘執行一次）

3. 設定資料篩選

{
"conditions": {
"combinator": "and",
"conditions": [
{
"leftValue": "{{ $json.狀態 }}",
"rightValue": "已發布",
"operator": {
"type": "string",
"operation": "equals"
}
},
{
"leftValue": "{{ $json.通知狀態 }}",
"rightValue": "未通知",
"operator": {
"type": "string",
"operation": "equals"
}
}
]
}
}

4. 設定 Slack 訊息格式

{
"channel": "#社群媒體",
"text": "📢 貼文發布通知",
"attachments": [
{
"color": "good",
"title": "{{ $json.內容標題 }}",
"fields": [
{
"title": "發布平台",
"value": "{{ $json.目標平台 }}",
"short": true
},
{
"title": "發布時間",
"value": "{{ $json.發布日期 }}",
"short": true
},
{
"title": "內容預覽",
"value": "{{ $json.原始內容.substring(0, 100) }}...",
"short": false
}
],
"footer": "n8n 自動化系統",
"ts": "{{ $now.unix() }}"
}
]
}

🧪 測試與除錯完整指南

測試準備

1. 建立測試資料

在 Google Sheets 中新增一筆測試資料：

2. 執行測試流程

n8n 工作流程 → 點擊「Execute Workflow」
觀察：每個節點的執行結果
檢查：Slack 和 Email 是否收到通知

3. 檢查執行結果

✅ Slack 頻道收到不同優先級的通知•
✅ Email 信箱收到格式化的報告郵件•
✅ Google Sheets 通知狀態已更新•
✅ 所有節點執行成功，無錯誤訊息

⚠️ 常見問題排除

Slack 通知問題

問題：channel_not_found
原因：頻道名稱錯誤或 Bot 未加入頻道
解決：

1. 確認頻道名稱正確（包含 # 符號）
2. 在 Slack 中邀請 Bot：/invite @機器人名稱
3. 檢查 Bot Token 權限設定

問題：insufficient_scope
原因：Bot 權限不足
解決：

1. 回到 Slack API 設定頁面
2. 在 OAuth & Permissions 新增必要權限
3. 重新安裝 App 到工作區

Gmail 發送問題

問題：invalid_grant
原因：OAuth 認證過期或無效
解決：

1. 重新授權 Gmail API
2. 檢查 Google Cloud Console 中的認證設定
3. 確認重定向 URI 設定正確

問題：quota_exceeded
原因：超過 Gmail API 使用配額
解決：

1. 檢查 Google Cloud Console 中的配額使用情況
2. 申請提高配額限制
3. 優化發送頻率，避免過於頻繁

Google Sheets 存取問題

問題：invalid_grant
原因：OAuth 認證過期或無效
解決：

1. 重新授權 Gmail API
2. 檢查 Google Cloud Console 中的認證設定
3. 確認重定向 URI 設定正確

問題：quota_exceeded
原因：超過 Gmail API 使用配額
解決：

1. 檢查 Google Cloud Console 中的配額使用情況
2. 申請提高配額限制
3. 優化發送頻率，避免過於頻繁

效能優化與監控

📈 系統效能監控

{
"monitoring": {
"executionTime": "{{ $executionTime }}ms",
"successRate": "{{ $successfulExecutions / $totalExecutions * 100 }}%",
"errorRate": "{{ $failedExecutions / $totalExecutions * 100 }}%",
"lastExecution": "{{ $lastExecutionTime }}",
"nextExecution": "{{ $nextExecutionTime }}"
},
"alerts": {
"highErrorRate": "{{ $errorRate > 10 }}",
"slowExecution": "{{ $executionTime > 30000 }}",
"quotaWarning": "{{ $apiUsage > 80 }}"
}
}

總結：從重複勞動到策略思考

使用 n8n 建立自動化通知系統，不只是技術升級，更是工作思維的轉變。當你不再需要花時間在重複性工作上，就能將精力投入到更有價值的創意和策略思考。

🎯 關鍵成功要素

1.循序漸進：從簡單的通知開始，逐步擴展功能2.持續優化：定期檢視系統效能，根據使用情況調整3.團隊協作：確保所有成員都了解系統運作方式4.數據驅動：用具體數據評估自動化效益5.安全第一：重視資料安全和隱私保護

🚀 未來發展方向

•AI 深度整合：更智能的內容分析和建議•跨平台擴展：支援更多社群媒體平台•預測性分析：基於歷史資料預測最佳發布時機•語音助手整合：透過語音指令控制工作流程•區塊鏈整合：確保資料不可篡改性記住：最好的自動化系統，就是那個你真正會持續使用的系統。從今天開始，讓 AI 和自動化工具為你工作，而不是你為工具工作。30 分鐘的投資，換來的是每天數小時的自由時間，這筆帳怎麼算都划算！